Humanspire #2: Abdi İbrahim İnsan Kaynakları GMY Hakan Onel

Humanspire'ın ikinci röportajında kariyerine Abdi İbrahim'de başlangıç yapmak isteyenleri heyecanlandıracak bir röportaj ile karşınızdayız. Abdi İbrahim İnsan Kaynakları Genel Müdür Yardımcısı ve İcra Kurulu Üyesi Hakan Onel'e merak ettiklerinizi sorduk ve ilham verici cevaplar aldık.

Abdi İbrahim'in son dönemde geçirdiği süreci, COVID-19 dolayısıyla yaşadığı değişiklikleri ve şirket kültürünün anlatıldığı röportaj için keyifli okumalar dileriz!

Röportajın okuyucuları olan genç yetenekler için kariyer yolculuğunuzdan biraz bahsedebilir misiniz?

Yıldız Teknik Üniversitesi Endüstri Mühendisliği bölümünden mezun oldum. Koç Grubu’nda Döktaş A.Ş.'de Endüstri Mühendisi olarak iş hayatına atıldım. Burada “Organizasyon ve İş Değerlendirme Projesi Ekip Üyesi” olarak rol aldım. Daha sonra Demirdöküm’de Personel Sorumlusu, ardından Türk Siemens'te Personel Müdürlüğü ve Yerel Yönetim görevlerini üstlendim. 1998 yılında SIEMENS-SIMKO’da Endüstri İlişkileri ve İnsan Kaynakları Müdürlüğü’ne atandım.

2000 yılında tekrar Koç Grubu’nda görev alarak, Birmot-Birleşik Motor’da Yönetim Koordinatörlüğü görevini üstlendim ve İnsan Kaynakları, Toplam Kalite, Reklam ve Halkla İlişkiler, Kurumsal İletişim fonksiyonlarını yönettim.

2004 yılında Koç Holding’te İK Koordinatörü olarak görev aldım. Burada öncelikli sorumluluğum, insan kaynakları sistemleri ve operasyonel hizmetler oldu. İnsan Kaynakları süreçleri içerisinde yer alan operasyonel süreçlerin dış kaynak kullanılarak yönetilebilmesi için gerekli altyapının oluşturulması, koordine edilmesi, topluluk merkezi hizmet alım projelerinin oluşturulması ile topluluk çalışanlarının yararlandığı çalışan memnuniyetini ve bağlılığını arttırmaya yönelik oluşturulan KoçAilem adlı programın yönetilmesi diğer sorumluluk alanlarımdı.

2008 yılının Mart ayından bu yana da Abdi İbrahim’de İnsan Kaynakları Genel Müdür Yardımcısı ve İcra Kurulu Üyesi olarak olarak tüm insan kaynakları süreçlerinin yönetilmesi ve koordine edilmesi, şirket ana stratejilerine bağlı olarak insan kaynakları politika ve stratejilerinin belirlenmesi görevlerini yürütüyorum.

Kariyerinizin en büyük dönüm noktası ne oldu?

21 yıl boyunca Koç Holding ve grup şirketleri bünyesinde görev yaptıktan sonra, hiç tecrübem olmayan bambaşka bir sektöre, ilaca geçerek Abdi İbrahim’de çalışmaya başladım. Kendi içinde çeşitli mücadele, öğrenim ve kazanımlar barındıran bu adım kariyerimin dönüm noktası diyebilirim.

Bu görevimle birlikte hayatıma giren uluslararası sorumluluğum da kariyerim için yine çok önemli bir gelişme oldu. Yurtdışı iştiraklerimiz ile olan ilişkileri yönetmek, farklı coğrafyalarda, farklı ülkeler ve kültürlerden gelen ekiplerle birlikte çalışma fırsatı elde etmek, farklı kültürler için insan kaynakları politikaları oluşturmak benim için son derece önemli deneyimler oldu.

İyi bir yönetici olabilmek için bireysel başarının yanında iyi bir ekiple de çalışmanın önemli olduğunu söyleyebiliriz. Sizinle çalışan insanlarda aradığınız özellikler nelerdir?

Abdi İbrahim’in temel değerleri olan cesaret, tutku ve sorumlulukla çalışan, çağa ayak uyduran, değişimi doğru anlayan, gelişime açık olan, kendisine ve çalıştığı kurumun değerlerine saygı duyan yeteneklerle çalışmayı tercih ediyoruz. Her pozisyon için değerlendirmelerimiz farklı olsa da; cesaret, tutku ve sorumluluk değerlerimiz olmazsa olmazlarımızdan.

Abdi İbrahim’de genç yeteneklere yönelik ne gibi çalışmalar yapıyorsunuz? Staj, MT işe alım programlarınız ve genç yeteneklere yönelik projeleriniz hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Abdi İbrahim olarak 108 yıldır dokunduğumuz hayatları iyileştirmek için tutkuyla çalışıyoruz. Hayatı iyileştirmek, sadece ürün ve hizmetlerimizle değil, şirket kültürümüzle de sihirli dönüşümler yaratmayı gerektiriyor. Bu da yeni şeyler denemek ve her zaman söylediğimiz gibi; cesaret, tutku ve sorumlulukla çalışarak, her gün yeni şeyler öğrenmekle gerçekleşiyor. Bu anlayışımız doğrultusunda ‘hayatı iyileştirmeye’ kariyerinden başlamak isteyen genç yetenekler için Abdi İbrahim’de 3 temel genç yetenek geliştirme programını başarıyla sürdürüyoruz. Merkez destek fonksiyonlarımızda kariyer yapmayı hedefleyenler için İKSİR Genç Yetenek Geliştirme Programı, üretim fonksiyonlarmızda kariyer yapmayı hedefleyenler için CAREer Factory (Üretim Mühendisliği İşe Alım Programı), pazarlama alanında kariyer yapmayı hedefleyenler içinse Asistan Ürün Müdürü Adaylığı Programı genç yetenekler için eğitim, gelişim ve paylaşım imkanlarının bitmediği benzersiz bir çalışma ortamı ve yapılandırılmış bir kariyer yolculuğu vaat ediyor.

Bu programlarımızın yanında, her yıl şirketimiz bünyesine stajyer alımı yaparak, gençlerimizin kariyer yolculuklarının başlangıç noktası olmayı hedefliyoruz. Örneğin bu yıl 60 stajyer alımı yapmayı planlıyoruz. Esenyurt’ta bulunan Ar-Ge merkezimizde ve üretim tesislerimizde gençlere staj imkanı sunuyoruz. Stajyer seçimi yaparken gelecekteki iş arkadaşlarımızı seçtiğimizin bilinciyle hareket ediyoruz. Bu sebeple arayışlarımızı bu doğrultuda gerçekleştiriyor, kriterlerimizi buna göre şekillendiriyoruz.

Tüm staj süreçlerimizi İlaç Endüstrisi İşverenler Sendikası’nın (İEİS) oluşturduğu staj platformu üzerinden yönetiyoruz. Bu platformda, İEİS tüm üye ilaç firmalarının staj kontenjanlarını topluyor daha sonra öğrenciler dijital bir platform üzerinden ortak kriterler kapsamında ön değerlendirme sürecine dahil oluyor. Biz de staj önceliğini bu öğrencilere tanıyoruz ve bu öğrenciler arasından stajyerlerimizi belirliyoruz.

Bir de Simyacılar programımız bulunuyor. Bu programa Eczacılık Fakültesi 5. sınıf öğrencileri katılım gösterebiliyor. Uzun dönemli bir staj programı olan Simyacılar’da staj süresi en az 1  eğitim ve öğretim dönemi sürüyor.

Abdi İbrahim olarak pandemi sürecini nasıl yönettiniz? Aldığınız ilk aksiyonlar nelerdi, pozisyonlara göre hedefler ve iş önceliklerinde değişimler yaşandı mı?

Bizim için çok öğretici ve hızlı geçen bir süreç oldu. COVID-19 süreci boyunca İnsan Kaynakları süreçlerimizi 3 ayrı segmentte yönettik.

İlk segmentte ilaç tedarik zincirinin kırılmaması için üretime devam etmek zorunda olan Fabrika, AR-GE ve Kalite çalışanlarımız var. Bu hedef kitlemiz için sağlıklı çalışma önlemlerini hızlıca hayata geçirmemiz gerekiyordu. Üretim dışındaki bölümlerde dönüşümlü çalışmayı devreye sokarak aynı anda çalışan sayısını azalttık. Tüm toplantıların sanal ortamda gerçekleştirilmesini şart koştuk. Maske tedariğini artırdık, dezenfektan kullanımını yaygınlaştırdık, termal kamera uygulamasını hayata geçirdik. Servislerimizde, yemekhanelerimizde ve ortak kullanım alanlarında bir dizi önlemi hayata geçirdik. Bir kriz masası oluşturduk ve rehber yayınladık. Çalışanlarımızın tüm soruları için arayabilecekleri bir iletişim noktası oluşturduk. Sıkça gelen soruları genel iletişim çalışmalarımıza dahil ettik. Ekibimizle iletişimi sürekli kılmak için üst yönetimin iletişim kurduğu platformlar yarattık. İnsan Kaynakları olarak tüm ekipleri arayarak, duygu durumunu kontrol ettik ve ihtiyaçlarını sorguladık. Son olarak çalışanlarımızın kendileri ve aileleri için, sağlıklı beslenme ve psikoloji konularında destek alabilecekleri dış kaynak destekli bir programı devreye soktuk.

İkinci segmentimizde saha çalışanlarımız yer aldı. Bu süreçte doktorlar ve eczacılarımıza yüz yüze tanıtım mümkün olmadığı için sahada görev yapan ekibimiz önce evden çalışmaya başladı.

Üçüncü segmentimiz ise bu süreçte evden çalışmaya hızlıca geçen ve bu sürece çok çabuk adapte olan Merkez Pazarlama ve Destek ekiplerimiz oldu. Evden çalışma sürecinde teknolojik altyapının önceden hazır olması ekip adaptasyonunu hızlandırdı. Liderlerimiz ekiplerle düzenli iletişim halinde kaldı ve bu süreç yeni çalışma prensipleriyle işler aksamadan yürütülebildi.

Uzaktan çalışma esnasında süreklilik için nasıl bir yol izlediniz, verimliliği nasıl sağladınız? 

Önlemlerin yanı sıra bu süreçte önceliklendirdiğimiz bir diğer konu ise gelişim ve sürekli öğrenme oldu. Eğitim&gelişim platformumuz Abdi İbrahim Akademi’de COVID-19 sürecinde de farklı eğitim çözümleri ile çalışma arkadaşlarımızı buluşturmaya devam ettik.

Abdi İbrahim Akademi’de tasarlamış olduğumuz Birbirimizden Öğreniyoruz isimli paylaşım platformunda çalışma arkadaşlarımızın doğrudan katılımcısı ve anlatıcısı olduğu, kitap, film önerileri gibi hayatın içinden konuların yer aldığı webinarlar düzenledik, makale ve içerikler yayımladık.

Bu süreçte ne olursa olsun, hastaların ilaca erişiminde bir sorun olmaması adına durmadan çalışan üretimdeki çalışma arkadaşlarımıza içten bir teşekkür kampanyası başlattık. Merkez ofisimizdeki hemen her direktörlükten gönüllü katılımlarla AR-GE ve üretim tesisindeki çalışma arkadaşlarımızla paylaşmak üzere 1 dakikalık videolar çektik. İyileştirme serüvenimizin fedakar kahramanları için çektiğimiz videoları her gün fabrikadaki çalışma arkadaşlarımıza ilettik ve onlara gönülden teşekkür ettik.

Bir başka projemiz de yine tüm şirketimizi kapsayan bir destek programı oldu. Merkez, fabrika ve sahadaki çalışanlarımıza ve ailelerine ücretsiz olarak hayata geçirdiğimiz program ile çalışanlarımıza psikolojik danışmanlık ve sağlıklı beslenme danışmanlığı gibi konularda destek sağlamaya çalıştık. Programımız kapsamında aynı zamanda kültür, sanat, alışveriş, seyahat, hediye gibi yaşamın içinden konularda çalışanlarımızın sorularını yanıtlamak üzere 7 gün 24 saat kesintisiz rehberlik sunduk.

Eski bir gelenek olan “askıda ekmek” uygulamasından esinlenerek e-eğitim platformumuz Abdi İbrahim Akademi bünyesinde "Askıda Gelişim"i hayata geçirdik. Bu uygulama ile gelişim ihtiyaçlarımızı ve uzmanlıklarımızı paylaşarak birbirimizden öğrenme hedefiyle edebiyattan matematiğe, sanattan spora, bilgisayar programlarından yaratıcı dramaya kadar pek çok konuda çalışma arkadaşlarımızla birbirimize destek verebileceğimiz ve birbirimizden bilgi alabileceğimiz bir paylaşım platformu yarattık. Çalışma arkadaşımız “askıya bırakılan” kaynağa (uzmanlığa) ya da talebe (ihtiyaca) yorum yaparak veya kaynak & talep paylaşan kişiyle iletişime geçerek bu bilgilerden faydalanabiliyor.

Çok gurur duyduğumuz bir başka iş de sahadaki çalışma arkadaşlarımızın kullanımına açtığımız An: Günlük Hayatta Meditasyon aplikasyonu oldu. “Hayatın getirdiği ne varsa, her an yanında!” mottosuyla yola çıkan meditasyon uygulaması An’da günlük hayatta yaşanan her türlü zor duygu ve durumla ilgili tasarlanmış “mindfulness” pratikleri ve kişisel meditasyon uygulamaları deneyimlenebiliyor.

Bu süreçte, ihtiyacı erkenden kavrayıp tam da dönemin gerektirdiği aksiyonu alarak hayata geçirdiğimiz en verimli çalışmalarımızdan biri de "Evine Sağlık" isimli iç iletişim projemiz oldu. Salgın sebebiyle daha önce deneyimlemediğimiz bir sürecin içinden geçerken, çoğumuzun evden çalıştığı ve farklı zorluklarla savaştığı gerçeğinden yola çıkarak günlük rutinleri değişen çalışma arkadaşlarımıza destek olmayı amaçladık. Ruh, zihin ve beden sağlığı dengesine katkı sağlayacak bir projeyi hayata geçirmek üzere çok paydaşlı bir proje arayışının ardından, iyi uygulama olarak her yerde anlatabileceğimiz bir iletişim kanalını hayata geçirdik. Konuşmacıların tamamen gönüllülük esasıyla katıldığı; sağlık, kişisel gelişim, psikoloji, hobi gibi ana başlıklar altında gerçekleşen, şirketimizin ortak dijital iletişim platformu "Teams" üzerinden canlı olarak yayınlanan Evine Sağlık toplantıları kapsamında haftada 5 gün, günde 3 yayın yaparak tüm çalışanlarımıza ulaşmak, onların bu süreçte sosyalleşmesine, merak ettikleri sorulara yanıt bulmasına ve kişisel gelişimine devam etmesine katkı sunmayı amaçladık. Platforma şu ana kadar 40’tan fazla konuşmacı katıldı ve programlarımızdaki toplam katılımcı sayımız 20 binin üzerine çıktı. Konuşmacılar bazen kendi çalışanlarımız oldu, bazen dışarıdan isimler davet ettik. Sabahları güne sporla başladık, akşamüzeri genelde kişisel gelişim ve psikoloji konularına odaklandık, ayrıca hobi ve çocuklarla ilgili konulara da girdik. Çalışma arkadaşlarımızdan büyük ilgi gören programımız izleyicilerimizden aldığımız geri bildirimler ve önerilerle halen gelişmeye devam ediyor.

Özetlemek gerekirse; bu süre zarfında hedeflerimizde, iş ve gelişim önceliklerimizde; öğrenme çevikliği, belirsizlik yönetimi, değişimi normalleştirmek ve kucaklamak, planlama ve verimli kaynak kullanımı her zamankinden de çok önem kazandı. Pandeminin iyiden iyiyi hissettirdiği karmaşa ve belirsizlik dünyasında pazar lideri olarak kuvvetli ve isabetli adımlar atmaya, hayatı ve geleceği iyileştirmeye devam ediyoruz.

Sizce şirketlerde insan kaynakları departmanını bundan sonra ne tarz yenilikler bekliyor?

Bu sürecin sonunda çok net bir öğrenimimiz oldu; dijitalleşme artık olmazsa olmaz... Tüm sektörlerde ve alanlarda olduğu gibi dijitalleşme İK alanında da büyük yenilikler getiriyor ve bu yenilikleri takip etmek, hatta yeniliğe liderlik etmek gerekiyor. Biz bu alanda en hızlı adaptasyona sahip şirketlerden biriyiz. Abdi İbrahim olarak süreçlerimizi yüzde 85 oranında dijitalleştirdik.

Örneğin; mavi yaka iş başvuruları için internet üzerinden QR kod ya da bir linkle başvuru formu oluşturduk. Bu başvuruları doğrudan işe alım projemize dahil ediyoruz.

Beyaz yaka çalışan pozisyonları için tüm işe alım sürecimizi dijitale taşıdık. Tasarladığımız işe alım yolculuğu otomatik olarak çalışıyor. Ön elemeleri yapan sistem, temel kriterleri sağlayan adayları test bölümüne yönlendiriyor. Testlerde başarılı olan aday bir sonraki aşamaya otomatik olarak ilerliyor. Adaylar mülakat gününü ve saatini sunduğumuz seçenekler arasından  tercih edebiliyor. Toplu mülakat günlerinde adaya gönderdiğimiz QR kodunu okutarak, yoklamaları anında raporlayabiliyoruz. Değerlendirme aşamalarında alınan notlar sistemde tutulurken, mülakatı yapan kişi bir önceki aşamanın notlarını sistemden takip edebiliyor.

Olumlu olarak ilerleyen adaya işe alım evrakları sistem üzerinden otomatik gönderiliyor. Olumsuz olan adaylara ise sistem üzerinden teşekkür ediliyor; bu adaylar aynı zamanda bir süreç değerlendirme anketi de dolduruyor. Çalışanlarımız izin, e-bordro gibi talep ya da dokümanlara mobil uygulama üzerinden ulaşabiliyor. Ayrıca evrak talepleri de sistem üzerinden gerçekleştirilebiliyor. Bunların yanında takdir ve ödüllendirme platformunda belirlediğimiz ödül alanlarında rozet ve puan toplayan Abdi İbrahim çalışanları, puanlarını sistem üzerinden hediye çeklerine dönüştürebiliyor.

Şimdiki gündemimiz ise tüm çözümleri tek bir çatı altında toplamak. Aday ve çalışan deneyimi üzerine yoğunlaşmayı, dijitalleşirken insani dokunuştan ödün vermeden çalışmalarımızı gerçekleştirmeyi hedefliyoruz.

Öte yandan tarih boyunca ilk defa, aynı anda 5 farklı kuşağın iş dünyasında aktif olarak bulunduğu bir dönemden geçiyoruz. Bu durum, birbirinden çok farklı motivasyon ve beklentileri bulunan çalışan skalasını aynı hedefler etrafında buluşturmak ve yeteneği elde tutmak açısından İK departmanları için oldukça zorlayıcı olacaktır. İK’nın da bu alana daha fazla mesai harcaması, kuşaklar arası farklılıkları iş süreçlerine pozitif şekilde dönüştürecek yetkinlik ve çözümlere yatırım yapması gerektiği kanısındayım

Dijitale taşınma şirketinize nasıl bir verimlilik artışı olarak yansıdı?

Dijitalleşme özellikle işe alım süreçlerinde verimlilik, hız ve kalite anlamında büyük fayda sağladı. Operasyona ayırdığımız süre azaldı, hatalar en aza indi ve belirlediğimiz standarttaki yetenekleri Abdi İbrahim bünyesine almak daha da kolaylaştı

Youthall’u takip eden genç yeteneklere kariyer hayatlarında neler tavsiye edersiniz?

Öncelikle sorumluluk sahibi olmak şart. Gençlerin yeniliğe kucak açarak ama sahip olduğumuz değerlerden kopmadan onları ileriye taşıyacak bir bilinçle hareket etmesi gerektiğini düşünüyorum. Çok dışa dönük, cesaretli bir gençliğimiz var. Bu cesaretin; fikrini söyleyen, hata yapmaktan çekinmeyen, deneyimleme merakı olan bir cesaret olması gerekiyor. Bunun yanı sıra kişinin kendisini de tanımasının çok önemli olduğuna inanıyorum. Hangi dalda yeteneği olduğunu ve yetkinliklerini iyi analiz etmesi gerekiyor. Bununla birlikte, hayal etmek hedefe ulaşmak için çok önemli bir adım. Önce hayal edip, sonra hayalin önündeki engelleri kaldırıp, son olarak onu gerçekleştirmek için çabalamak başarıya ulaştıracaktır.

Youthall olarak Abdi İbrahim ve Hakan Onel'e bu samimi ve faydalı yanıtları için çok teşekkür ediyoruz. Humanspire ile yeni bir röportajda buluşmak dileğiyle, Youthall'u takipte kalın!