Humanspire #25: TÜPRAŞ İnsan Kaynakları Direktörü Ahmet Aksoy

Humanspire'ın yeni röportajında kariyerine TÜPRAŞ'ta başlangıç yapmak isteyenleri heyecanlandıracak bir röportaj ile karşınızdayız. TÜPRAŞ İnsan Kaynakları Direktörü Ahmet Aksoy'a merak ettiklerinizi sorduk ve ilham verici cevaplar aldık.

TÜPRAŞ'ın son dönemde geçirdiği süreci, COVID-19 dolayısıyla yaşadığı değişiklikleri ve şirket kültürünün anlatıldığı röportaj için keyifli okumalar dileriz!

1. Röportajın okuyucuları için kariyer yolculuğunuzdan biraz bahsedebilir misiniz?

İstanbul Teknik Üniversitesi Endüstri Mühendisliği mezunuyum. İş hayatım boyunca 20 yılı aşkın süredir farklı şirket ve sektörlerde yerel, bölgesel ve uluslararası rollerde insan kaynaklarının tüm alanlarında ve yönetim kademelerinde yer aldım. Ekim 2018’den beri de Tüpraş’ta İnsan Kaynakları Direktörü olarak görev yapıyorum.

2. Çalışma hayatınızda benimsediğiniz ilkeler nelerdir?

Günübirlik çözümler yerine kalıcı sistemler kurmaya, bunu yaparken de etkinliği test edilmiş ve kanıtlanmış metotlarla ilerlenmesi gerektiğine inanırım. Herhangi bir ürünü geliştirirken veya hizmet sunarken çalışanların ihtiyaçlarını ön planda tutarak ve onların da sürece katılımını sağlayarak tasarlamayı önemserim. İK çözüm ve hizmetlerinin çalışan odaklı olarak geliştirilmesi için, hem kavramsal hem de pratik açıdan kuvvetli dayanaklarının olması gerektiğini düşünüyorum.

Yönetim yaklaşımımda, tek seferde mükemmeli yakalamak yerine işe yarar en iyi çözümlerle çevik bir şekilde ilerlemek, cesaretli denemeler yaparak bunların sonuçlarından öğrenimler çıkarmak, değişimlere adapte olabilmek için gerekli esnekliği gösterebilmek ve tüm paydaşlarla iş birliği içerisinde hareket etmek en önemli davranış prensiplerimdir.

İK sistem ve uygulamalarında dört unsurdan oluşan bir tasarım ve hayata geçirme modeli uyguluyoruz: Kavramsal tasarım, süreç planlama, yönetişim ve yönerge oluşturma. Kavramsal tasarım aşamasında en önemli başarı kriterimiz bütünselliktir. Alınan her kararın, geliştirilen her uygulamanın, hangi bütüne hizmet ettiği, diğer parçalarla olan kavramsal ve uygulamaya yönelik etkileşimlerini düşünmekle ve planlamakla işe başlarız; çünkü hiçbir İK uygulaması uzay boşluğunda süzülür gibi tek başına hareket etmez. Kurduğumuz sistemlerin bir arada sinerji oluşturabilmesi için ortak amaç ve stratejiler etrafında yapılandırılmaları gerekir.

İkinci aşamada ise süreç tasarımı kısmı yer alır. Burada da yine aynı şekilde süreçlerin katılımcı, çok sesli, rasyonel gerekçelerle desteklenmiş, şeffaf ve adaletli olması temel prensiplerimizdir. Yönetişim açısından bakıldığında her sürecin rolleri, sorumlulukları, işleyiş mekanizmaları ve çıktılarını önceden belirler ve ilgili taraflarla koordinasyon sağlarız.

Son aşamada ise oluşturulan sistem ve uygulamaların kurumun her noktasında aynı temel felsefe ve prensiplere uygun olarak yürütülebilmesi için uygulama ilkelerinin ve kurallarının açık, bilinir ve yaygın hale getirilmesi gelir.

3. Kariyerine İnsan Kaynakları departmanı bünyesinde başlamak isteyen veya rotasını insan kaynaklarına çevirecek olan adaylara tavsiyeleriniz neler olur?

İnsan Kaynakları departmanlarının günümüzde sadece bir hizmet sağlayıcı olmaktan öte, şirketin stratejik hizalanmasına katkıda bulunan çevik bir iş ortağı olması gerektiği fikri kabul görmektedir. İK profesyonellerinden beklenen, dijital çağda şirketlerinin çevik dönüşüm ve adaptasyon süreçlerine öncülük etmeleri ve liderlere çalışan bağlılığını artırmak konusunda vizyon açmaları, esnek ve hızlı çözümler sunarak şirket önceliklerinin belirlenmesi ve bunlara uygun stratejiler geliştirilmesine katkı sağlamaları, uzmanlığına ve tarafsızlığına güvenilen bir iş ortağı olmalardır.

Kariyerlerine İK alanında devam etmek isteyenlere; işlerini tutkuyla ve sahiplenerek yapmalarını, insan odaklı olmalarını, dikey bürokrasi ve hiyerarşinin çarkları arasında kaybolmak yerine sorumluluk alan, yeni fikirler üreten ve bunları her fırsatta dile getiren çalışanlar olmalarını, şirketlerine sağladıkları katma değeri her geçen gün artırmak için çaba göstermelerini, kariyerlerinin yönetiminde aktif rol oynamalarını ve bireysel gelişimlerine yatırım yapmalarını öneririm.

Özellikle bireysel gelişim için kişilerin kendi alanlarında yayınları takip etmeleri, çok okumaları, seminer ve eğitim faaliyetlerine katılmaları ve güncel gelişmeleri yakından takip etmeleri çok önemli. Ayrıca kendimizi geliştirirken sadece uzmanlık alanımız olan İK ile sınırlı kalmamız yeterli değil. Çalıştığımız sektör ve şirketin makro dinamikleri, pazar ve piyasa koşulları, üretim ve hizmet mekanizmaları, verimlilik ve karlılığı etkileyen unsurlar konusunda da kendimizi yetiştirmemiz gerekiyor. Aksi takdirde daha önce belirttiğim iş ortağı olmak hedefine ulaşmamız mümkün değil.

4.Bir insan kaynakları profesyoneli olmanın en zor yanı sizce nedir?

Dünyanın içinde bulunduğu durumda belirsizliklerin ve karmaşanın artmasıyla doğru zamanda karar verebilmek ve etkili iletişim kurabilmek artık daha da büyük önem taşıyor. İnsan Kaynakları departmanları, özellikle kriz durumlarında çalışanların gözünde şirketi temsil eder, bütün gözler İK uygulamaları üzerine çevrilir.

İK profesyoneli olmanın belki de en zor yanı, işte bu belirsizlik ve kriz durumlarının yönetim, organizasyon ve çalışan seviyesinde en iyi şekilde yönetilebilmesini sağlamak amacıyla sorumluluk almak, değişen şartlara göre gerekli İK politikaları ve çözümleri üretmek diyebilirim.

Kriz ve belirsizlik durumları çoğunlukla endişe ve kaygıyı besler. Böyle zamanlarda olayları soğukkanlılıkla karşılamak, tüm tarafların kaygı ve hassasiyetlerini doğru anlamak ve cevap vermek, olasılıkları objektif ve dengeli bir şekilde değerlendirerek İK kararlarının alınması, bu kararların açık ve net bir dille çalışanlarla paylaşılması kritik önem taşır.

Aldığımız tüm kararlarda kapsayıcı olmaya, hem saha hem ofis çalışanlarını her zaman göz önünde bulundurarak herkes için en doğru ve etkili kararları uygulayabilmeye gayret ediyoruz. Tüm bu yönleri ile her karara çok boyutlu bakma ve öngörülerde bulunabilme becerilerini geliştirmemiz gerekiyor.

5.Tüpraş’ta genç yeteneklere yönelik ne gibi çalışmalar yapıyorsunuz? Staj, MT işe alım programlarınız ve genç yeteneklere yönelik projeleriniz hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Tüpraş, her bölümün öğrencisinin okulda öğrendiklerinden yansımalar bulabileceği büyük bir organizasyon. Şirketimizde gençlere staj deneyiminin ötesinde gerçek bir çalışma deneyimi sunuyoruz.

Tüpraş’ta öğrencilere geleceğe yönelik bir işyeri ve çalışma deneyimi yaşatmak için kurguladığımız, genç yetenekleri en erken safhada keşfetmeyi ve şirkete kazandırmayı amaçlayan programımız “Nextremers” ile öğrencilerimizin hem ilgi alanlarındaki departmanlarda proje bazında çalışmalarını sağlıyor, hem de farklı iş alanlarında yürütülen projelere ve eğitimlere dahil olarak bütünü görmelerine destek oluyoruz.

Kariyerlerine ilk adımı Tüpraş’ta atmak isteyen 4.500’den fazla öğrenci yeni dönemde “Nextremers” programımıza başvurdu. Pandemi süresince de online araçlar üzerinden yetenekleri ve yetkinlikleri göz önünde bulundurularak değerlendirilen ve mülakatları tamamlanan öğrencilerimiz, “Nextremers” olarak şirketimizde çalışmalarını sürdürüyorlar.

Bu programda öğrencilerimiz Genel Müdürlük ve rafinerilerimizde çeşitli departmanlarda çalışıyorlar. İnovasyon ve kurum içi girişimcilik ekiplerinde yer alarak fikirlerini üst yönetime sunma fırsatı elde ediyor, dijital dönüşüm projeleri kapsamında veri analitiği ekiplerimizle çalışmalar gerçekleştiriyor ve sürdürülebilir iş fikirleri üretiyorlar.

Öğrencilerimize erken çalışma deneyimini yaşattığımız bir diğer uygulamamız da online staj programları. Ağustos ayında üniversite öğrencilerinin yaz stajlarını online olarak uzaktan tamamlamalarını sağlayacak yeni uygulamamızı devreye aldık. Stajlarına oryantasyon eğitimi ile başlayan öğrenciler aldıkları grup mentorluk desteği ile Tüpraş’ı daha yakından tanıma fırsatı buluyorlar.

Tüpraş olarak, Birleşmiş Milletler Sürdürülebilir Kalkınma Amaçlarını (SKA) küresel sorunlara yaratıcı çözümler üretme adına rehber edinerek, sürdürülebilirliği iş modelimiz olarak benimsiyoruz. Bu anlayışla, online staj programı tanıtım sunumlarımıza “sürdürülebilirlik, küresel trendler ve raporlama” konularını da ekleyerek eğitim kapsamımızı genişlettik. Böylece öğrencilerin staj sonu projelerini geliştirirken özellikle “Sürdürülebilir Kalkınma Amaçları” lensinden bakarak, katkı sağlayacak projeler geliştirmelerini hedefledik.

Program sonunda proje sunumlarını gerçekleştiren öğrenciler gelecek dönem açılacak “Nextremers” - Genç Yetenek Programı’na da doğrudan aday olma şansı elde ediyorlar. Ağustos ve Eylül döneminde 200’ün üzerinde öğrencimiz bu yıl defa uygulamaya aldığımız ilk online staj programını tamamlamış olacak.

6. İyi bir yönetici olabilmek için bireysel başarının yanında iyi bir ekiple de çalışmanın önemli olduğunu söyleyebiliriz. Siz ekibinizde çalışacak ideal bir adayın nasıl biri olmasını istiyorsunuz?

Genel geçer ve farazi bir “ideal” adaydan ziyade, o rolde ne tip becerilere ihtiyacınız olduğu ve o adayın bu ihtiyaçları karşılamadaki potansiyeli aslında daha önemlidir. Dolayısıyla her ekip arkadaşımın bulunduğu rol için farklı beceriler ön plana çıkar. Bu farklı bilgi ve becerileri bir araya getirerek ekip olarak kolektif sinerjiyi yakalamayı hedefleriz.

Ancak genel bir çerçeve çizmek gerekirse, kişinin sadece kendi konusunda veya uzmanlığında değil genel olarak her konuda öğrenmeye ve gelişime istekli, meraklı olması, edindiği bilgi ve tecrübeleri ekip arkadaşlarıyla da paylaşmak istemesi, yeni konulara, trendlere ilgi duyması, iş birliği içinde çalışmayı sevmesi, adaptasyon kabiliyeti, çevik akla sahip olması ve kendini işine adamışlığı dikkat ettiğim konular arasında ilk sıralarda gelir diyebilirim. Çapraz projelerde çalışabilmelerini, çoklu tipte görev alabilmelerini, çalışkan olmayı ve sorumluluk sahibi olarak elinden geleni ortaya koymalarını çok önemsiyorum.

Ekiplerimizi en iyi şekilde yönlendirerek onların kurum stratejileri ile paralel başarılı iş sonuçları üretmelerini sağlamak, gelişimlerini desteklemek, becerilerine uygun çalışmalarda görev almalarını sağlamak ise bize düşen en önemli görevlerin başında geliyor.

7. Tüpraş olarak pandemi sürecine nasıl hazırlandınız ve bu süreci nasıl yönettiniz?

Tüpraş olarak bu süreçte odağına insanı alan titiz ve çevik bir sınav verdiğimizi ve pandemi dönemine çok hızlı adapte olduğumuzu söyleyebilirim. Bu süreçteki en önemli önceliğimiz, Ülkemizin enerji ihtiyacını kesintisiz olarak sağlamaya devam etmek ve bunu yaparken de çalışanlarımızın sağlığını mümkün olan en üst seviyede tutmaktı. Bu amaçla gerekli tüm tedbirleri dikkatli ve hızlı bir şekilde aldık.

Tüm dünyayı ve ülkemizi de etkileyen salgının getirdiği belirsizlikle baş edebilmek, dört rafinerimizdeki salgının etkilerini, fiili durumları yakından değerlendirmek ve kaynaklarımızı doğru kullanabilmek amacıyla ilk yaptığımız iş, Tüpraş Covid-19 Kriz Masasını oluşturmak oldu. Kriz Masasında pandemi süreci boyunca risk değerlendirmelerimizi yaparak aldığımız kararları çok hızlı bir şekilde uygulamaya aldık. Bu kapsamda öncelikle ofislerimizde ve rafineri sahalarımızda, tüm çalışma arkadaşlarımızın güvenliğini ve sağlığını garanti altına alacak uygulamalar yürüttük. Seyahatler, ulaşım, toplantı ve eğitim faaliyetleri, yemek hizmetleri, sosyal aktiviteler ve genel hizmetler, kontrol ve temizlik hizmetleri, yüklenicilerimiz, paydaşlarımız ile ilgili konular gibi pek çok başlıkta çalıştık ve halen alınması gereken tedbirlerle ilgili çalışmalarımızı güncelleyerek sürdürüyoruz.

Odağına insanı alan Koç Holding İnsan Kaynakları yönetim politikaları doğrultusunda, Ülkemizin enerji ihtiyacının karşılanması sorumluluğunun bilinciyle, şartlar ne olursa olsun enerjiyi kesintisiz üretebilmek adına salgının başından beri tüm Tüpraşlılar olarak her zamankinden daha büyük bir özveriyle çalışıyoruz.

Türkiye’de ilk vakanın görüldüğü Mart ayından itibaren iş yapış şekillerimizde önemli değişiklikler yapmamız gerekti. Uzaktan çalışma konusunda hem Koç Holding hem de şirket olarak ivedilikle aksiyon aldık. Üretimimizin devamlılığı için görevine devam etmesi gereken vardiyalı çalışanlarımızın olası bir yayılımda en az etkilenmesi, çalışma arkadaşlarımızın ve ailelerinin sağlığının korunması amacıyla Sendikamızın da tam desteği ve mutabakatı ile tüm vardiyalı çalışan ekiplerimiz için farklı bir vardiya modeline geçtik. Üretim tesislerimize misafir kabulü sonlandırıldı. Rafineri girişlerinde ateş ölçümü yapılarak riskli çalışanlarımız hastanelere yönlendirilmesi sağlanıyor. Rafinerilerimizdeki araçlar, çalışan servis araçları ve yaşam alanları düzenli olarak sterilize ediliyor. Yemek alanlarında ve toplantı odalarında seyreltmeler yapılarak sosyal mesafenin korunması sağlanıyor. Bu tür bölgelerde kare kod uygulaması ile olası hastalıklarda temas ve filyasyon çalışmasının altyapısı oluşturuldu. Ülke içinden ve dışından gelen tüm çalışanların 14 gün karantinaya girmesi kuralı uygulanıyor.

Koronavirüs kaynaklı risklere karşı ilk günden itibaren Dünya Sağlık Örgütü başta olmak üzere bilim insanlarının ve Sağlık Bakanlığımızın yönlendirmelerine uyduk. Koronavirüs kriziyle ilgili tüm gelişmeleri yakından takip edip, Koç Holding Kriz Merkezi’nin yönlendirmelerini dikkate alarak adımlarımızı belirledik. Tüpraş olarak bu süreçte, emniyetli üretim önceliğiyle hareket ederek, güçlü ve disiplinli politikalarımızla gerekli tüm önlemleri aldık; ülkemizin akaryakıt ihtiyacını karşılama görevimizi yerine getirdik.

8. Bu süreçte çalışanlarınızı işe bağlı tutmak ve motive etmek adına neler yaptınız?

Pozisyonlarından bağımsız olarak, dijitalleşmenin getirdiği imkânlar sayesinde farklı rafinerilerimizde çalışan İK ekiplerimiz bir araya gelerek hem salgın süreci, hem de “yeni normal” dönemi için çalışmalarına ara vermeden devam ediyorlar.

Salgın öncesinde başladığımız çalışmalarımızın hiçbirini askıya almadık. Mevcut koşullara göre projelerimizi adapte ederek ve çalışanlarımız ile daha sık iletişim kurarak online çalışma, öğrenme ve gelişme faaliyetlerimize pandemi sürecinin başından beri devam ediyoruz.

Koç Holding İnsan Kaynakları tarafından yürütülen, çalışanlarımızın kaygı durumlarını anlamaya yönelik çalışmalarına ek olarak, Tüpraş’ta çalışanlarımızın pandemi ve normalleşme sürecindeki tüm deneyimlerini anlamaya ve çözüm geliştirmeye çalışıyoruz. Bu süreçte çalışanlarımızın ve ailelerinin stres seviyelerini azaltmak ve birbirimize destek olarak sosyal izolasyonun negatif etkileriyle mücadele etmek amacıyla “Tüpraş Well Being” çalışmaları kapsamında “Birlikte Mutlu ve Umutlu” konseptini geliştirdik. Bu konseptin içinde yer alan sağlıklı zihne sahip olma, sosyalleşme ve birbirimizi takdir etme başlıkları altında çalışanlarımıza psiko-sosyal destek sağlıyoruz.

Normalleşme ile birlikte işyerinde çalışmaya başlamadan önce çalışanlarımızın rahat bir şekilde iş yerlerine dönebilmelerini planlamak ve gerekli önlemlerin alınmasını sağlamak için İnsan Kaynakları Direktörlüğü koordinasyonunda Genel Müdürlük ve rafineri çalışanlarından oluşan bir çalışma ekibimiz var. Bu ekip her hafta üst düzey yöneticilerimizin yer aldığı haftalık toplantılarda sağlık ve emniyet konularını en ince detayına kadar inceliyor, çalışanlarımızın olası ihtiyaç ve beklentilerini göz önünde bulundurarak iş yerine dönüş sürecini yönetiyor.

“Yeni normalde, yine birlikte” mottosu ile ilerlediğimiz normalleşme çalışmalarımızda tüm iletişim kanallarımızı kullanarak çalışma arkadaşlarımızı bilgilendirmeye ve farkındalıklarını arttırmaya devam ediyoruz.

Ayrıca, çalışan deneyimimizi iyileştirmek adına tasarım odaklı düşünce ile çalışmalarını yürüten çevik bir ekibimiz bulunuyor. Bu ekip özellikle çalışanlarımızın sesini duyma, onlardan alınan geri bildirimler ile temas noktalarındaki duygu durumlarını ortaya çıkarma ve deneyimleri haritalandırarak bunlar üzerinden iyileştirme alanlarını belirleme konularında çalışıyor. Aynı zamanda çalışanlarımızın kaygılarını ve uygulamaların kendileri üzerindeki yansımalarını anlamaya ve geliştirmeye yönelik aksiyonlarımızı planlamak için düzenli olarak çeşitli anketler uygulamaya devam ediyoruz.

Gelişen pandemi dönemine hızlı bir şekilde kendimizi adapte edebildiğimizi düşünüyorum. Özellikle hayata geçirdiğimiz yeni ve kapsamlı uygulamalar ile öncü olma misyonumuzu bu alanda da devam ettirmeye çalışıyoruz.

Bizim için en önemli konu, çalışanlarımızın aileleri ile birlikte bu kaygılı ve zor dönemi sağlık ve güven içinde geçirmeleridir. Bunun için tüm yönetim ekibi olarak var gücümüzle çalışıyoruz.

9.Youthall’u takip eden genç yeteneklere kariyer hayatlarında neler tavsiye edersiniz?

Öncelikle değerlerimizi belirlemeyi, bu değerlerimize sahip çıkarak yaşamayı ve çalışmayı çok önemsiyorum. Buna ek olarak kariyer hayatınızda hedeflerinizi doğru şekilde çizdiğinizde ve bunlara ulaşmak için gerçekten özveriyle, tutkuyla çalıştığınızda başarıya ulaşabilirsiniz. Dolayısıyla ne istediğinizi belirlemek ilk ve en önemli aşamadır. Geleceğinizle ilgili zorlayıcı ama gerçekçi bir hayalinizin olmasını ve bundan yola çıkarak hedeflerinizi daha kısa dönemli kırılımlara ve aksiyon alınabilir adımlara dönüştürmenizi tavsiye ederim. Tutkunuz, amacınız, değerleriniz ve hedefleriniz sizi doğru istikamette tutar, gelişim için tetikler, dönüştürür, olmak istediğiniz yere ulaşmanız için ışık tutar.

Sorgulamanın ve araştırma yaparak öğrenmenin, öğrenme çevikliği ile deneyimi birleştirerek “Nasıl bir iş, kariyer yolculuğu hayal ediyorum? Hayalimi gerçekleştirmek için sahip olmam gereken özellikler ve tecrübeler neler olmalı? Beni hayalime taşıyacak güçlü yönlerim neler? Bugün yeteri kadar sahip olmadığım, geliştirmem gereken konular, yetkinlikler, davranışlar neler? Hedeflerimi gerçekleştirmek için bugünden itibaren neler yapmam gerek? Bu yolculukta sosyal ve profesyonel çevremdeki kimlerden destek ve yardım alabilirim? En önemlisi nasıl bir hayatı kimleri ile nasıl yaşamak istiyorum?”

Bu ve bunun gibi birçok soruyu kariyer yolculuğunuzun her adımında kendinize sormanızı ve cevaplarına kafa yormanızı, gerektiğinde çevrenizdekilerden geri bildirimler isteyerek öz farkındalığınızı artırmanızı öneririm.

Günümüz iş dünyasında gelişmeleri takip eden ve öğrenmeye açık, işini tutkuyla yapan ve fark yaratan, değerlerine sahip, iletişimi kuvvetli, Ülkesine, ailesine ve kurumuna faydalı olmaya çalışan, farkındalığı yüksek genç yeteneklerin yaşamlarında ve kariyer hayatlarında başarılı olacaklarına inanıyorum.

TÜPRAŞ'a ve Ahmet Aksoy'a bu samimi ve faydalı yanıtları için çok teşekkür ediyoruz. Humanspire ile yeni bir röportajda buluşmak dileğiyle, Youthall‘u takipte kalın!